Quels documents demander à un sous-traitant

Les articles L.8222-1 et D.8222-5 du Code du travail imposent une chose, et une seule, à tout donneur d'ordre : se faire remettre une attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF. Elle s'obtient à la conclusion du contrat, puis tous les 6 mois jusqu'à la fin de l'exécution, dès lors que le contrat atteint 5 000 € HT.

Cette attestation dit une chose précise : à la date où elle a été émise, l'entreprise avait déclaré ses salariés et était à jour de ses cotisations, ou avait engagé un plan d'apurement. C'est ce document qui établit que vous avez fait votre vérification, et c'est lui qu'un contrôleur réclame en premier.

Un piège revient souvent : le seuil s'apprécie par opération et non par ligne de commande. Plusieurs bons rattachés au même chantier se cumulent. Le détail du mécanisme et de ce qu'il vous expose est dans notre article sur la solidarité financière.

Si votre sous-traitant emploie des salariés étrangers soumis à autorisation de travail, vous devez aussi vous faire remettre la liste nominative de ces salariés, avec pour chacun sa date d'embauche, sa nationalité et le type de titre qui l'autorise à travailler. C'est l'article D.8254-2 du Code du travail, et cette obligation est distincte de celle de l'attestation de vigilance.

Le cas du détachement est encore différent. Une entreprise étrangère qui détache des salariés en France doit effectuer une déclaration préalable, et le donneur d'ordre a l'obligation de vérifier qu'elle l'a faite. Ne pas s'en assurer expose aux mêmes solidarités que le reste.

Ces deux pièces ne concernent pas tout le monde, mais quand elles s'appliquent, leur absence a le même effet qu'une attestation manquante.

L'extrait Kbis figure sur presque toutes les listes qu'on trouve en ligne. Il prouve l'immatriculation au registre du commerce à la date où le greffe l'a délivré, et rien d'autre. Sa faiblesse est là : il vieillit dès qu'il est imprimé, et une entreprise radiée le mois suivant présente encore un extrait impeccable.

L'information qu'il porte — dénomination, forme juridique, dirigeants, état d'activité — est par ailleurs publique et consultable gratuitement dans l'annuaire des entreprises de l'État, en temps réel et sans rien demander à votre sous-traitant. Pour savoir si une société existe toujours, une consultation vaut mieux qu'un document de trois mois.

Le réclamer garde du sens quand vous voulez une pièce datée dans votre dossier. Mais ne comptez pas dessus pour savoir où en est l'entreprise aujourd'hui.

L'attestation de responsabilité civile professionnelle est réclamée dans une écrasante majorité de contrats de sous-traitance. Elle n'est pourtant pas une pièce de l'obligation de vigilance, et son absence ne rend personne « non conforme » au sens du Code du travail. C'est une exigence contractuelle, et c'est déjà une bonne raison de la demander : sans elle, un dommage causé sur votre chantier peut revenir vers vous.

Le bâtiment connaît une obligation d'un autre ordre. L'assurance de responsabilité décennale est imposée par l'article L.241-1 du Code des assurances à qui réalise des travaux de construction. Là, l'absence d'assurance n'est pas un manquement contractuel, c'est une infraction — et le donneur d'ordre qui confie des travaux à une entreprise non assurée se retrouve seul face aux désordres pendant dix ans.

L'attestation de régularité fiscale, elle, relève surtout de la commande publique, où elle fait partie des pièces réclamées au titulaire. Hors marché public, elle se demande par prudence, pas par obligation.

Toutes ces pièces ne se valent pas une fois qu'elles sont dans votre dossier, et la différence tient à une question simple : peut-on confirmer auprès de l'émetteur que le document est bien le sien ?

L'attestation de vigilance porte un code de sécurité que l'URSSAF confirme avoir émis, ou non. C'est le seul de ces documents qui offre ce contrôle. Une date modifiée sur un PDF ne se voit pas à l'œil nu ; le code, lui, ne suit pas.

Pour une attestation d'assurance, aucun dispositif équivalent n'est ouvert aux tiers : un assureur ne répond pas au client de son client. Ce qu'on peut faire, et qui n'est pas rien, c'est lire la pièce et vérifier sa cohérence — la raison sociale, le numéro SIREN, les dates de garantie, la nature des activités couvertes. Le dire ainsi est plus honnête que de présenter une lecture comme une authentification.

L'attestation de vigilance suit une règle fixe : tous les 6 mois, tant que le contrat court. Les autres pièces suivent leur propre calendrier, qui n'est presque jamais le même. Une attestation d'assurance couvre en général une année civile ou un exercice, une attestation fiscale se rattache au dernier exercice clos.

C'est cette asymétrie qui rend le suivi difficile à tenir à la main. Avec trois sous-traitants, un rappel dans l'agenda suffit. À quinze, avec des échéances qui ne tombent jamais le même mois et des relances à faire pour chacune, c'est la mémoire qui lâche en premier — et ce qui manque à votre dossier ne se voit que le jour du contrôle.

Conservez chaque pièce avec sa date. Ce n'est pas le document d'aujourd'hui qu'un contrôleur demande, c'est celui qui était valide au moment des faits.

Réclamez l'attestation de vigilance avant le premier paiement, pas après. Un sous-traitant qui a déjà encaissé répond moins vite, et vous avez perdu le seul moyen de pression dont vous disposiez.

Demandez le reste dans le même envoi, en distinguant ce qui est légal de ce qui est contractuel. Cette distinction vous servira le jour où un sous-traitant traîne : elle vous dit sur quoi vous pouvez tenir bon et sur quoi vous pouvez transiger.

COVIGI réclame l'attestation de vigilance à votre place, en contrôle le code auprès de l'URSSAF, lit les registres publics pour savoir si l'entreprise est toujours en activité, et relance avant comme après l'échéance. Chaque contrôle est daté et sourcé, pour que le dossier tienne le jour où on vous le demande.